С девяностых годов двадцатого века и по настоящее время можно отметить определенные изменения в отношении квалификационных требований к должности секретаря-референта.

Если в советское время образ секретаря представлял собой строгую, в большинстве случаев средних лет женщину, то в девяностых годах ему на смену пришли молодые, модельной внешности девушки.

В тот период при подборе кадров на данную должность акцент делали на внешней составляющей, не задумываясь о том, какие знания, умения и навыки несет в себе выбранный кандидат. В результате в ходе работы стала выявляться не только профессиональная некомпетентность, но и пробелы в письменной и устной речи, а также в воспитании и культуре.

Поняв ошибки своих предшественников или проанализировав собственный опыт, руководители пришли к твердому убеждению, что требования к кандидатам должны быть достаточно высоки.

В настоящее время делается акцент на образовании, знании пакета необходимых офисных программ, владении одним иностранным языком и более... Но, как показывает практика, и этого «пакета» недостаточно. Очень важными составляющими являются:

• личностные качества;
• уровень культуры;
• воспитание;
• морально-этические ценности.

Разберем более подробно: что входит в приведенные выше критерии.

Секретарь – визитная карточка компании.
Безусловно, для этой должности важен внешний вид, который заключается не только в одежде делового стиля, но и в умении держаться.

Прямая осанка, доброжелательный взгляд, улыбка – это те индикаторы, с которых начинает формироваться первое впечатление. Они относятся к невербальной стороне общения.

В силу того, что специфика деятельности секретаря предполагает ведение телефонных переговоров, особое внимание нужно уделить тому, как звучит голос, то есть паравербальной составляющей общения:

• тембр голоса;
• темп речи;
• громкость голоса;
• дикция;
• паузы;
• интонации.

Секретарь, у которого приятный тембр голоса, удобный для восприятия темп речи, отличная дикция, а в интонациях присутствует заинтересованность – производит не только прекрасное впечатление о себе, но и во внешнюю среду транслирует положительную информацию о компании.

Умение слушать.
Деятельность секретаря связана непосредственно с внутренними бизнес-процессами компании и взаимодействием с внешней средой. По этой причине умение слушать и принимать во внимание все малейшие детали разговора – показатель профессиональной компетентности.

Высокий уровень самоорганизации.
В течение дня через секретаря проходит большое количество информации. Своевременное выполнение поручений, передача важных сведений, регистрация корреспонденции и звонков – это лишь малая часть того, с чем связана деятельность. Умение планировать с последующим самоконтролем – залог успешных результатов.

Тактичность и корректность.
Работая в коллективе, очень важно своевременно установить границы тем, в которых можно принимать участие:

1. рабочие процессы;
2. подготовка корпоративных мероприятий;
3. обсуждений событий в мире, стране, городе (при наличии свободного времени).

Должны быть исключены темы, связанные с обсуждением личной жизни коллег, руководителя и своей собственной.

Морально-этические ценности.
С начала девяностых годов прошлого века (возможно и ранее) большинству секретарей «приписывали» служебный роман с шефом. В каких-то случаях это совпадало с действительностью.

В настоящее время подобные романы тоже могут встречаться. Тем не менее, определенная часть нового поколения руководителей ориентирована на исключительно деловые отношения. И причина здесь не в том, что в обществе институт семьи и мораль стали иметь тенденцию к совершенствованию. Руководители понимают, что сотрудница (подчиненная), ставшая любовницей, перестает быть полезным исполнителем. Подобный совмещенный функционал не будет ей по силам.

Издержки, которые возникают со стороны девушек в результате неслужебных отношений:

1. «Мне ничего не будет за то, что я вовремя не подготовлю! Он же в меня влюблен». Страдает исполнительность и качественное выполнение заданий. Молодым девушкам сложно отделить работу от личной жизни.
2. «Я поделюсь своим счастьем только с одной коллегой, которой я очень доверяю!». После этого, с космической скоростью будет распространяться информация на эту тему как внутри компании, так и за ее пределами.
3. «Он мало уделяет мне времени!». Начинаются капризы, которые препятствуют нормальному течению бизнес процессов.
4. «Я хочу за него замуж!». Мужчины, которые находятся на руководящей позиции, в основном женаты. И если в начале отношений девушке могло льстить внимание интересного и статусного лица, то со временем она начинает понимать, что и сама «достойна» более высокого статуса. На этой стадии желание отбить мужчину может приводить к попыткам заявить о себе супруге своего шефа. После этого шага она может остаться без работы, без своего любимого и даже без длинных шелковистых волос (их ликвидацию может обеспечить разгневанная и обманутая жена).

Любая деятельность требует от человека полного понимания своей ответственности, с точки зрения профессиональной и морально-личностной составляющей.